Акт об утилизации товара — это первичный документ, подтверждающий законное списание продукции с бухгалтерского учёта при невозможности дальнейшей реализации или использования. Основаниями для составления акта выступают физическая порча, истечение срока годности, моральное устаревание, изъятие контролирующими органами или возврат от покупателя с повреждениями. Для разных категорий товаров существуют специфические требования: лекарства утилизируются только через лицензированные организации с актом обезвреживания, одежда и обувь требуют фотофиксации до и после уничтожения, а техника подлежит демонтажу с изъятием ценных компонентов. Документ оформляется комиссией в день обнаружения брака с указанием наименования, артикула, количества, стоимости, причин списания и метода уничтожения — от сжигания до передачи на переработку. Правильно составленный акт позволяет принять стоимость утилизированного товара к расходам при расчёте налога на прибыль и защититься от претензий ФНС при камеральных и выездных проверках.
Утилизация продукции разных видов, а также устаревших, неработающих предметов, техники и других материальных ценностей – важный этап процесса снижения нагрузки на экосистему. Такая мера помогает частично решить вопрос, что делать с отработанными материалами, изделиями, которые уже отслужили свой срок. Как результат, снижается объем утиля, который отправляется на захоронение. Но отправлять на переработку мусор допустимо только при условии, что будут правильно оформлены сопроводительные документы. Одним из них является акт об утилизации товара, образец позволит без ошибок заполнить бланк. Составляется при участии комиссии.
Акт утилизации товара: тип и назначение документа
Если необходимо утилизировать изделия, предметы, технику, все подобное имущество (утратившее свойства, сломанное и т. д.) снимается с баланса организации, за которой числится. В противном случае материальные ценности будут переработаны только физически, на бумаге же все останется по-прежнему. Для этого предусматривается возможность оформления акта утилизации. Это первичный документ бухгалтерского учета.
Важно оформлять его со всей тщательностью, т. к. несоблюдение правил может привести к серьезным последствиям.
Назначение документа:
- снижение нагрузки на окружающую среду;
- обеспечение возможности изъятия фрагментов, деталей конструкции утилизируемых материальных ценностей, их применение для вторичной переработки или производства другой продукции;
- проведение инвентаризации имущества, что позволит перераспределить технику, предметы, а неработающие и неиспользуемые изделия отправить на утилизацию.
Причины составления акта утилизации товара
Существуют разные основания для списания изделий, которые отслужили свой срок, утилизации документов, продуктов питания:
- изделия морально устарели, давно не применяются, материалы, из которых они изготовлены, теряют свойства, подвергаются естественному старению, со временем такие предметы все равно перестанут выполнять свои функции, а потому лучше вовремя утилизировать их;
- техника, различные товары (предметы интерьера, декора и др.) часто имеют ограниченный срок службы: из-за возросшего спроса, увеличения количества производимых предметов на этапе изготовления предусматривается ограниченный срок эксплуатации, что позволяет поддерживать товарооборот, поэтому приходится периодически обновлять приборы, электронику (они ломаются, выходят из строя и не подлежат ремонту);
- брак: иногда в продажу поступают вещи, которые имеют видимые дефекты, или при их работе обнаруживаются функциональные нарушения, такие предметы и технику тоже утилизируют;
- окончание срока годности – преимущественно относится к материалам, продуктам, при этом вещества теряют свойства, что не позволяет больше применять их;
- неправильное хранение – если техника долго стояла под дождем, палящим солнцем или скоропортящиеся продукты хранились в тепле, а также в любых других подобных случаях требуется утилизировать изделия или товары, утратившие свойства вследствие воздействия негативных внешних факторов.
Комиссия для составления акта на утилизацию товара
Чтобы оценить состояние предметов, которые подвергаются переработке, созывается комиссия. Она состоит минимум из трех человек. Иногда может быть и больше членов проверяющего органа. Они являются сотрудниками того же предприятия, где планируется провести проверку с дальнейшим составлением акта утилизации.
В комиссию может входить: бухгалтер, завхоз, начальник структурного подразделения, товаровед и даже заведующий/директор предприятия.
Главные задачи, которые ставятся перед ней:
- оценка внешнего вида, свойств изделия, продукции, что позволит подтвердить развитие необратимых процессов, вынуждающих утилизировать материальные ценности;
- подтверждение необходимости переработки предметов, материалов, пищи, документов и т. д.
Предварительные действия перед составлением акта
Может показаться, что утилизация – основная задача работы комиссии. На самом деле есть еще один важный этап – это процедура подготовки к переработке. Необходимо оценить продукцию, потерявшую свойства. Затем только проводится ее списание. Причем ответственность за точность этих действий и правомерность отправки материальных ценностей на переработку полностью лежит на членах комиссии.
Нельзя легкомысленно относиться к этой задаче, т.к. иногда списывается дорогостоящая техника, материалы. Решение же по их переработке ложится на плечи нескольких человек.
Проведение полного осмотра, оценки, а в некоторых случаях и экспертизы товара
Акт на утилизацию составляется с учетом всех недостатков, обнаруженных комиссией. Действия, которые при этом выполняются:
- оценивается внешний вид предмета, техники: наличие царапин, дефектов в полной мере говорит о необходимости списания лишь в случае, если изделие не функционирует, ремонту не подлежит или быстро выходит из строя после попыток восстановления;
- при отсутствии внешних повреждений у нефункционирующих изделий может потребоваться подтверждение их состояния, для этого дополнительно проводится экспертиза, на ее основании комиссия принимает решение о переработке товаров.
Списание его с учета
При отсутствии правильно составленной документации товары, предметы, изделия будут и дальше числиться на балансе предприятия.
Любая проверка выявит факт несоответствия между количеством материальных ценностей, вписанных в акт при проведении инвентаризации, и техникой, изделиями, которые имеются в наличии.
По этой причине бухгалтерия проводит списание продукции, потерявшей свойства. Но сначала дается оценка ее стоимости. Она также должна быть вписана в акт утилизации отходов. По такой схеме реализуется законная процедура утилизации материальных ценностей, пищи, документов.
Непосредственная утилизация товара, признанного негодным к дальнейшему использованию
На последнем этапе техника, прочие изделия, утратившие свойства, отправляются на переработку. При этом есть разные возможности: утилизация, уничтожение. В первом случае материальные ценности могут быть использованы для производства прочей продукции. Сначала они проходят переработку. Причем в большинстве случаев такие операции выполняют сторонние организации, куда направляют изделия.
Уничтожением же могут заниматься и непосредственно предприятия, которые списывают свою продукцию.
В этом случае не производят вторсырье. Изделия уничтожаются разными способами: сжигание, измельчение. Иногда после обработки продукция отправляется на специальные полигоны для захоронения.
Утилизация отдельной категории товаров исключительно на специализированных предприятиях
Существуют изделия, которые содержат опасные вещества, компоненты (включая ртуть и др.). Кроме того, некоторая продукция способствует высвобождению токсичных веществ, поэтому к ее списанию следует подходить еще более серьезно:
- заключается договор для перевозки продукции на спецтранспорте;
- утиль отправляется на объекты, где подвергается обработке (при необходимости проходит обеззараживание), а затем используется для производства вторсырья или отправляется на полигон для захоронения.
Нюансы списания разного вида товара и дополнительные пункты оформления бумаг
Особенности утилизации разных предметов, изделий, продуктов и материалов:
- цветной лом и драгоценные металлы в составе перерабатываемой продукции подлежат обязательному сбору и учету согласно п. 1.1 ст. 20 закона от 26.03.1998 N 41-ФЗ (в ред. от 23.05.2018);
- опасные отходы (ртуть, свинец) в составе изделий проходят этап обезвреживания, после чего продолжается процесс работы с ними;
- автомобили: составляется акт на списание (существует особая форма – ОС-4а), процедуру выполняет ответственное лицо, в качестве основания для заполнения формы выступает приказ руководителя.
Крупногабаритные изделия (включая мебель) транспортируют для дальнейшей переработки своими силами или заключают договор с компанией, специализирующейся на этом.
Составление акта утилизации товара
Пока не создано единой формы. Можно использовать образец или написать акт утилизации отходов самостоятельно. Главное требование – документ должен быть в бумажном варианте. Обязательными являются подписи всех членов комиссии, а печать при этом не требуется.
Регламент составления акта. Образец акта на утилизацию товара. Скачать образец Форма ТОРГ-16
Несмотря на то что отсутствует унифицированная форма для составления акта, за основу берут требования к заполнению подобных документов:
- в «шапке» указываются данные предприятия, его название;
- обязательным этапом является визирование акта ответственным лицом;
- вносятся все виды продукции, подлежащей утилизации с описанием характеристик;
- сроки проведения процедуры оценки товаров для проведения дальнейшей переработки (даты начала и завершения);
- список членов комиссии, ответственных за решение по списанию с подписями, указанием их данных;
- способ переработки материалов, продукции, отправленной на утилизацию.
Членам комиссии выдается копия документа, кроме того, один вариант оставляют на предприятии.
Видео: как списать испорченные продукты питания и товар
Срок хранения документа
Рекомендуется сохранять акты об утилизации различных товаров в течение 5 лет. Их могут затребовать при проведении проверок.
Если документы утеряны или по разным причинам отсутствуют, не будет возможности доказать, что товары списаны законным путем.
Роль процедуры утилизации в рациональном подходе к обращению с отходами
Задачи, которые решаются благодаря правильно проведенной переработке:
- снижение объема отходов, материалов и веществ, которые подлежат захоронению, т. к. многие изделия утилизируются;
- повторное применение некоторых материалов, деталей для производства других товаров.
Мнение эксперта
Выводы
При составлении акта об утилизации учитывают тип продукции, которая требует переработки. Используются отдельные алгоритмы действий для цветного лома, драгоценных металлов, крупногабаритной техники, мебели, опасных отходов. При составлении акта за основу берут шаблон, т. к. отсутствует унифицированная форма. Важно удостовериться, что продукция действительно нуждается в утилизации, для чего созывается комиссия, определяется состояние изделий. При необходимости проводится экспертиза. Бухгалтерия также должна выставить оценочную стоимость товару.
